コラム
展示会実施時は警備を依頼すべき？依頼前の準備と優良な警備会社を選ぶコツを紹介
「展示会を開く際には警備を依頼すべき？」「展示会に最適な警備会社を選ぶためのコツは？」
展示会の実施に合わせて警備の依頼を考える場合、予算を考慮しつつ優良な警備会社に依頼したいと考える人は多いです。しかし、規模の大きさや展示される商品の価値によって、警備を依頼すべきかが決まるため注意が必要となります。
本記事では、展示会を開く際に警備を依頼すべきかを解説しつつ、依頼する際にすべき準備や流れを紹介していきます。警備会社を選ぶためのコツもまとめているため、ぜひ参考にしてみてください。
目次
展示会を開く際には警備を依頼すべき？
展示会にて警備を依頼すべきかどうかは状況によって異なります。
もし警備の依頼を検討するならば、以下の要因を考慮して依頼するか判断しましょう。
- 展示会の規模
- 展示会が開催される場所の治安状況
- 展示される商品の価値
- 展示会に参加する人数
- 展示会の開催時間帯
例えば、規模が大きく展示される商品の価値が高かったり、開催場所の治安状況が悪い場合は警備の依頼を検討すべきです。警備を依頼することで展示会の安全性が高まるため、来場者に安心感を与えられます。
万が一トラブルが発生した場合にも、展示会スタッフの代わりに警備員が対応してくれることも多いです。ただし、小規模の展示会で参加人数も少ないのであれば、現地のスタッフで対応することも検討しても良いでしょう。
展示会で警備を依頼する前に準備しておくこと
展示会で警備を依頼する前に、まずは以下の内容を準備しておきましょう。
- 警備員に依頼する業務内容を決める
- 展示会の内容や規模、開催場所の治安状況を把握する
- 警備を依頼する際の予算額を明確化する
それぞれ詳しく解説します。
警備員に依頼する業務内容を決める
展示会の警備を依頼する際には、まず警備員に何を依頼するのか業務内容を明確化することが大切です。展示会の規模や開催場所により依頼内容は異なるため、状況に応じて決定する必要があります。
例えば、警備員に依頼できる業務内容をまとめると以下の通りです。
- 会場の入退場管理
- 緊急時の対応
- 盗難防止対策
- 交通誘導
業務内容を決める際には、警備員が必要な時間帯や警備員の数も考慮に入れる必要があります。
大規模な展示会では様々なトラブルが発生する恐れもあるため、展示会の規模に合わせて依頼内容を明確化しましょう。
展示会の内容や規模、開催場所の治安状況を把握する
警備計画を立てる上で、展示会の内容や規模、開催場所の治安状況を把握することは非常に重要です。
例えば、高級品や貴重なアート作品を展示する展示会では、盗難防止のための厳重な警備が必要になるでしょう。
また、大規模な展示会では多数の入退場口の管理、広範囲な巡回や参加者の管理など複雑な警備が必要になります。他にも、治安の良くない地域で展示会を開催する場合、盗難や不審者から参加者を守るための警備対策が必要です。
適切な警備対策を計画することで、展示会の安全を確保できます。
警備を依頼する際の予算額を明確化する
警備を依頼する際には、予算額を明確にすることも重要です。警備会社によっては、警備員の数や業務内容によって料金が変動します。
また、予算を明確にしておくことで、警備会社との交渉もスムーズに進めることも可能です。最初に希望額を伝えておくことで、最適なプランを提案してくれます。
適切なサービスを提供してくれる警備会社を選ぶためにも、事前に予算を決めておきましょう。
展示会で優良な警備会社を選ぶためのコツ
優良な警備会社に展示会の警備を依頼するためにも、以下のポイントは押さえましょう。
- 複数の警備会社から見積もりを取る
- 警備員の資格や経験を確認する
- 警備会社の保険に加入しているか確認する
それぞれ詳しく解説します。
複数の警備会社から見積もりを取る
警備会社を選ぶ際には、複数の会社から見積もりを取りましょう。各社のサービス内容や料金を比較することで、自社のニーズに最も適した会社を選べます。
見積もりを取る際には、以下の要件を明確に伝えることが重要です。
- 警備の範囲
- 必要な警備員の数
- 警備の期間
具体的に伝えることで正確な見積もり額を提示してくれるため、理想的な警備会社を見つけやすくなります。
警備員の資格や経験を確認する
警備員の資格や経験は、警備の質を左右する重要な要素です。警備員の資格は、警視庁または警察署から交付される「警備員証」で確認できます。
また、実績ある警備会社を選べば経験豊富な警備員が配置され、展示会の安全を確保してくれます。警備員の経験を知りたい場合は、警備会社に直接問い合わせた際に確認しましょう。
展示会の安全を確保するためにも、信頼できる警備会社を選ぶことが大切です。
警備会社の保険に加入しているか確認する
警備会社が適切な保険に加入しているかを確認することも重要です。もし警備中に事故やトラブルが発生した場合、保険が適切に適用されることで損害を最小限に抑えられます。
特に確認すべきは以下の保険です。
労働者災害補償保険
警備員が業務中に負傷・病気になった際に治療費や休業補償をカバーする保険
賠償責任保険
警備業務中に第三者に損害を与えた場合、損害賠償責任をカバーする保険
上記の保険に加入していれば、業務に対する責任感が強い証拠でもあるため、安心して依頼できます。
展示会の警備を依頼するまでの流れ
展示会の警備を依頼することが決まったら、以下の手順で依頼しましょう。
1.複数の警備会社に問い合わせをして見積もりを依頼する
2.警備会社との契約書を交わす
3.警備員が来場したら展示会当日の流れを説明する
もし展示会の警備を依頼する際は、早めに依頼することが大切です。特に、繁忙期は警備会社が忙しくなるため、早めに依頼しなければ希望の日程に警備員を手配できない可能性があります。
そのため、まずは複数社に問い合わせをして見積もりを依頼するところから始めましょう。
まとめ
展示会にて警備を依頼すべきかどうかは状況によって異なります。展示会の規模や展示する商品の価値、開催する時間帯に合わせて依頼するか検討しましょう。
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